La firma electrónica se hace indispensable para todas las empresas
Las empresas granadinas deberán gestionar su firma electrónica o apoderar a un tercero para poder recibir notificaciones de las Agencia Tributaria y otros organismos públicos.
La e-administración es un fenómeno imparable, puesto que beneficia tanto a las diferentes administraciones, ahorro en consumo de papel, en logística, etc.; como a los usuarios, evitan desplazamientos, esperas, tiempo en definitiva. Sin embargo, estos nuevos procedimientos implican un cambio de hábitos que no siempre son fáciles de asumir. De ahí que el Colegio Oficial de Titulados Mercantiles y Empresariales de Granada haya organizado una jornada de estudio con el título “Novedades tributarias para las empresas: Procedimientos de notificaciones electrónicas obligatorias” para analizar las modificaciones que se vienen encima y que afectarán, especialmente, a las empresas y las personas que ejecutan sus gestiones ante la administración, asesores fiscales, abogados, auditores, etc.
Bartolomé Borrego, responsable de nuevas tecnologías en la AEAT, y Miguel Romero, presidente de COTIME-Granada.
Según ha explicado Bartolomé Borrego, vocal responsable de la División de Nuevas Tecnologías de la Delegación Especial de Andalucía de la Agencia Tributaria, “el Consejo de Ministros ha aprobado a finales de octubre el establecimiento de una dirección electrónica habilitada (DEH) obligatoria a efectos tributarios, que entrará en vigor el 1 de enero y afectará a varios colectivos de empresas entre las que figuran todas las sociedades anónimas; todas las sociedades limitadas; las grandes empresas, con independencia de su forma jurídica y también los autónomos si están acogidos al REDEME (Registro de Devolución Mensual del IVA)”.
Para acceder a la consulta de las notificaciones depositadas en esa DEH se requiere disponer de una firma electrónica, y aquellas empresas que no cuenten con ella tendrán que tramitarla. Lo cierto es que según los datos de este experto, son aún muy pocas las empresas y personas físicas obligadas que disponen de certificados digitales. Queda, por tanto, un largo camino por recorrer en esta materia y poco tiempo.
Ha matizado el responsable de la División de Nuevas Tecnologías de la Delegación Especial de Andalucía que “una cosa es la obligatoriedad, y otra la exigibilidad; de forma que la Administración no va a exigir el 1 de enero que las empresas dispongan de su firma electrónica, sino que su implantación se va a escalonar a lo largo del año. A partir de enero de 2011, conjuntamente con la primera notificación que se le envíe a los obligados por los medios generales se le comunicará la asignación de la DEH, y el procedimiento a seguir. A partir de ese momento, las siguientes notificaciones se realizarán por vía electrónica”. Otra posibilidad es que “las empresas que carezcan de certificado digital, apoderen a un tercero para que sea esa persona, normalmente el asesor fiscal, la que se haga cargo de las notificaciones”. En cualquier caso, las primeras afectadas serán las empresas que se constituyan en 2011, que contarán con esa DEH desde el primer momento; las grandes empresas; aquellas que ya dispongan de certificación digital y las SA y SL que entre octubre de 2009 y octubre de 2010 hayan recibido 11 ó más notificaciones.
Bartolomé Borrego, también se ha detenido en explicar a los profesionales asistentes a esta jornada cómo funciona el portal de notificaciones https://notificaciones.060.es y las novedades que incorpora respecto al sistema antiguo; cómo funcionan los apoderamientos; quién puede apoderar; cómo opera el régimen general del apoderamiento; la firma electrónica; qué documentación hay que aportar; qué tipo de certificados son los idóneos para este fin, porque hay muchos tipos de prestadores, si bien el más conocido es la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre. También ha insistido en que ese no es un portal de la Agencia Tributaria, sino una ventana única para toda la Administración Pública, si bien quien va a obligar en un primer momento es ella y Tráfico.
De hecho, desde el próximo 25 de noviembre, toda persona jurídica que vaya a matricular un vehículo dispondrá de una dirección electrónica vial, que es la misma que para el resto de las 39 entidades adheridas al convenio con Correos, y en esa dirección se le comunicarán, por ejemplo, las multas, se le recordará la fecha límite para pasar la ITV, etc.
Lo cierto es que el sistema de notificaciones electrónicas obligatorias ya estaba implantado desde 2003 con una estructura concreta de trabajo, bajo la dirección electrónica única. Ese proceso continúa con la adaptación de la Ley 11/2007 de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos y ahora se completa con un Portal de Notificaciones Electrónicas, al que se le asigna una dirección electrónica habilitada, que es única para toda la administración; de forma que cualquier ciudadano o empresa va a disponer de una dirección en la que va a poder recibir notificaciones y comunicaciones de todas las administraciones públicas adheridas al convenio con Correos, entre las que figura la Agencia Tributaria. Pero hasta ahora ha sido un sistema voluntario, la novedad es que desde el primero de enero de 2011 pasa a ser un sistema obligatorio para determinados colectivos; si bien su implantación será gradual. Ese paso ya ha sido aprobado por el Consejo de Ministros y en el BOE de 16 de noviembre se establece el procedimiento.